こんにちは！
皆さんは、「頭は良いんだろうけど、何を言っているのかよくわからない…」と言われたことはありませんか？
または「言いたい事がうまく相手に伝えられない…」と悩んだ事はありませんか？
複雑なことをシンプルに説明できる力は、仕事でもプライベートでも重要です。
今回は、誰でも使える「わかりやすい説明の方法」をお伝えします。
わかりやすい説明ができない・・・具体例
よく「説明が分かりにくい」って言われるんだよね・・・・
確かにたけし君って、すごく頭良いけど、たまに説明分かりにくい時あるよ。
だよね…。こないだも倒れてたパイロンを直してもらいたくて向こうにいた人に「それ直してください」って言ったんだけど疑問符が雲のように沸き起こったような顔をされたんだよね・・・
待って、急に何の話？ まず今、その話が全然わかんないわ・・・
このように、無意識のうちに説明が分かりにくくなってしまうこと、ありませんか？
もしくは、周りにこんな人いるいる！という人は、その人にこのブログを見せてあげてください。
一緒に克服していきましょう！
わかりやすい説明が重要な理由
- コミュニケーションを円滑にするため
説明がわかりやすいと相手からの理解が深まり、コミュニケーションが円滑になります。
会話を円滑に進めるためには、まず「自分が何を言いたいのか？」を理解してもらう事が不可欠です。
何を言いたいのか？を理解してもらえなければ、誤解されてしまったり、伝えたいのに伝わらないというモヤモヤの原因になってしまいます。 - 信頼関係の構築
相手にとってわかりやすく説明できる人は、信頼感を持ってもらいやすいです。
皆さんの周りにも「この人の説明はわかりやすいな」という人の話は、もっと話を聞いてみたいなという気持ちが沸きますよね。
「この人の話を聞きたい」と相手に思ってもらえる事は、信頼の証なのです。 - 仕事や日常生活での効果
説明が分かりやすいと、職場でのミスが減ったり、上司に認められやすくなります。
ビジネスの世界では「報・連・相」（報告・連絡・相談）が円滑にできる事は、とても重要です。
上司に報告するべき内容を、分かりやすく伝える事ができれば、上司からの評価は高まりますね。
実は、社会では「報告するべき内容を分かりやすく伝える」という事ができないビジネスマンはまだまだ多いのです。
もちろん職場の上司だけでなく、家族や友人からの好感度も高まりますよ！
わかりやすい説明のための準備
- ターゲットを意識する
誰に対して説明するのかを考え、相手の知識レベルや興味に合わせた言葉を選ぶことが重要です。
たとえば、相手が高校生男子だったとします。
高校生男子に「たとえば仕事帰りにビールをぐいっと飲んだ時のような爽快感」と話しても、その情景は伝わりません。
しかし「たとえば部活終わりにサイダーをぐいっと飲んだ時のような爽快感」と言えば、伝わりやすいですね。
その男子が運動部ではなかった場合などは、その子に合わせたたとえ話を考えればよいのです。 - 前提を一致させる。
何かを説明するときは、説明したい物事の「そもそもの前提」をまず一致させます。
相手と自分とでは、過去の経験や考え方などすべて違います。
自分はあたりまえだと思っている事でも、相手からすればあたりまえではないかもしれない。
それを念頭に置いて、しっかりと前提を一致させることが大切なのです。
たとえば、
Ａさんは都会育ちなので小学校に通うときは電車移動があたりまえでしたが、Ｂさんは電車の無い地域で育ったので小学校に通うときは車で送ってもらうのがあたりまえでした。
その前提をお互いに知らない状態で、ＡさんがＢさんに対して急に「小学校の時に使っていた定期券」の話を始めたとします。
Ｂさんは小学校通学で電車を使う事は無かったため、「小学校で定期券を使うことなんてないでしょ！？」と驚いてしまいます。
逆に、ＢさんがＡさんに対して急に「小学校の下校のお迎えで…」と言い出すと、Ａさんは通学で車を使う事など無かったため「お迎えが来るなんて…お金持ちなの！？」と驚いてしまいます。
話を始める前に、Ａさんが「僕は小学校の時から電車で移動するのが普通だったんだけどさ、」と前置きをすることで
前提を提示してから話し始めることができ、Ｂさん側も「そうなんだ」とすんなり理解する事ができますね。 - 要点を明確にする
何を伝えたいのか、事前に要点を絞り込むと説明がスムーズになります。
伝えたいことの要点を自分の中で整理してから、それをどう肉付けして話をしていくかを考えます。
「結論から伝える」というＰＲＥＰ法という話法ですね。
ＰＲＥＰ法とは、「結論→理由→理由の詳細→結論」という話の進め方のことをいいます。
たとえば「昼食はお弁当を食べる」という事を伝えたかったとします。
これをＰＲＥＰ法で説明すると、以下のようになります。
・昼食はお弁当を食べます。（結論）
・節約のためです。（理由）
・やっぱり外食だと1食1,000円ほどするのでお財布に厳しいですし。（理由の詳細）
・なので昼食はお弁当を食べるんです。
このように説明すると、要点がすっきりとまとまっていて分かりやすいですね。 - 簡潔にする
説明が長すぎると相手が混乱してしまうので、説明はシンプルにまとめましょう。
修飾語を加えすぎたり、不必要な説明を加えすぎてしまうと、説明が長くなり混乱を招いてしまいます。
修飾語とは、文の中などで他の語句を詳しく肉付けする語句のことです。たとえば「せかせかと動く」などの「せかせかと」が修飾語です。
「せかせかと」を付けなくても「動いている」という事は分かりますが、「せかせかと」を付けるほうがより分かりやすいですね。
しかしこの修飾語を付けすぎてしまうと、文章が冗長となってしまい分かりにくくなってしまうのです。
△ 分かりにくい例⇒ あの人、何があったのかは知らないけどなんとなくせかせかとしているような様子で動いているね。
◎ 分かりやすい例⇒ あの人、せかせかと動いているね。
上記のどちらの例も、伝えたい事は同じですね。
シンプルにまとめたほうが分かりやすく相手に伝わります。
わかりやすい説明のテクニック
- 具体例を使う
抽象的な話を具体的な例で補足することで、相手が理解しやすくなります。
これはこのブログ内で前述した『ターゲットを意識する』の項目にも通ずるものがあります。
先ほど挙げた「たとえば部活終わりにサイダーをぐいっと飲んだ時のような爽快感」というのも、説明を分かりやすくするための具体例ですね。 - ステップごとに説明する
複雑な内容は一気に説明せず、段階的に説明するのが効果的です。
一気に全て説明しようとすると、聞き手は混乱してしまうんですね。
そこで、全体をいくつかのステップに分けて1つずつ順番に説明することで、説明がとても分かりやすくなります。
例えば、料理レシピの説明する場合だと以下のようになります。
悪い説明例（ステップがない説明）
パスタを作るには、まず水を沸かして、同時にソースの材料を炒めて、それを混ぜ合わせます。で、出来上がりです。」
良い説明例（ステップごとの説明）
ステップ1：水を沸かす。
ステップ2：ソースの具材を準備する。
ステップ3：ソースの具材を味付けしながら炒める。
ステップ4：水が沸いたらパスタを茹でる。
ステップ5：ソースとパスタを混ぜ合わせる。
ステップ6：お皿に盛って出来上がり。
このように、説明の文章は長くなってしまいますが、ステップごとに説明したほうが分かりやすいですね。 - 「簡単な言葉」で説明する
難しい用語や専門的な表現を使わず、誰にでも理解できるようにシンプルな言葉で伝えることにより、相手が内容をスムーズに理解しやすくなります。
Ａの説明：これは複雑なシミュレーションモデルを用いた解析結果です。（難しい表現が多く分かりにくい）
Ｂの説明：これは、色々な条件を使って試した結果をまとめたものです。（簡単な言葉を使っているので分かりやすい）
論文や専門家同士の会話であればＡの説明でも問題ない場合はありますが、日常的な会話やコミュニケーションの場だとＢの説明の方が分かりやすいですね。
失敗しないためのポイント
- 焦らない
急いで説明すると相手に伝わりにくいので、ゆっくりと明確に話すことを心がけましょう。 - 情報量をコントロールする
たくさんの情報を一度に伝えるのではなく、重要なポイントに絞って説明することが大切です。 - 相手の理解度を確認する
自分の伝えたい事が正しく伝わっているかが不安な時は、素直に正直に聞くのがいちばんです。
「今ので分かった・・・？」「ちょっとつたない説明かもしれないけど伝わった・・・？」とシンプルに聞いてしまいましょう！
実際にやってみた！分かりやすく説明する方法を実践。
それでは、今までの内容をふまえて、冒頭のたけし君のセリフをブラッシュアップしてみましょう！
※ブラッシュアップとは：磨き上げること。改善することの意味。
冒頭のたかし君のセリフ
（説明が分かりにくいと言われて）
だよね・・・。こないだも倒れてたパイロンを直してもらいたくて向こうにいた人に「それ直してください」って言ったんだけど疑問符が雲のように沸き起こったような顔をされたんだよね・・・
（説明が分かりにくいと言われて）
だよね。自覚はあるんだ。実はこないだこんな事があってね・・・
道で三角コーンが倒れていたから、ちょうど近くを通った人に声を掛けたんだよ。「そこの倒れているコーンを立ててもらえませんか？」って言いたかったんだけど、うまく言えなくて「それ直してください」としか言えなかったんだ。
やっぱりうまく伝わらなかったみたいで、その人の顔にはハテナマークがたくさん浮かんでいたよ。
どうでしょうか？
beforeは、文章が非常に分かりづらいですね。
一つの文章で一気に説明してしまっているため、一文がとても長いこと。
「パイロン」や「疑問符が沸き起こる」というような一般的ではない難しい言葉を多用していること。
前提を提示していないため、どういう状況で誰に何をしたのかが見えないこと。
色々な理由から、分かりづらいセリフになっていました。
しかしAfterでは、まずはじめに『うまく説明できなかった事例がある』という前提を伝えています。
さらに、「道で」や「ちょうど近くを通った人」など、相手にもその場の情景が分かるよう、相手の立場に立った説明ができています。
そして「パイロン」を「三角コーン」に、「疑問符が沸き起こる」を「ハテナマークが浮かんだ」と一般的な単語に置き換えています。
ステップごとに説明ができているため、とても分かりやすい説明になっていますね。
まとめ
今回は、分かりやすい説明をする準備と、分かりやすくするポイントについてのお話しでした。
実際に明日から実践できそうなポイントはありましたでしょうか？
コミュニケーションの場面は多種多様で、話す相手や状況によっても大きく変わります。
友人との雑談なのか、仕事相手との会話なのか・・・
どんな状況でも、分かりやすい説明をするためのポイントさえ押さえれば、きっと上手くいくはずです！
たくさん会話して実践することで、コミュニケーションが上達できるようになること祈っております！
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